Hộ tịch điện tử: Nền tảng dữ liệu quan trọng thúc đẩy chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính ngành Tư pháp

Xây dựng nền tảng dữ liệu hộ tịch thống nhất trên phạm vi toàn quốc

Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, dữ liệu hộ tịch giữ vai trò đặc biệt quan trọng bởi đây là nguồn dữ liệu cơ bản ghi nhận các sự kiện pháp lý gắn liền với mỗi cá nhân, từ khai sinh, kết hôn, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, giám hộ đến khai tử và những thay đổi khác về tình trạng hộ tịch.

Thông tin hộ tịch không chỉ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực hành chính tư pháp mà còn là cơ sở quan trọng để thực hiện nhiều thủ tục hành chính liên quan đến dân cư, giáo dục, y tế, bảo hiểm xã hội và các chính sách an sinh.

Nhận thức rõ vai trò của nguồn dữ liệu này, từ năm 2016, Bộ Tư pháp đã từng bước triển khai Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, mở rộng phạm vi sử dụng đến các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trong quá trình triển khai, Bộ Tư pháp đã phối hợp với Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel), trực tiếp là Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel (Viettel Solutions), nghiên cứu, phát triển, nâng cấp và hoàn thiện hệ thống, đáp ứng yêu cầu quản lý, đăng ký hộ tịch trên môi trường điện tử.

Đặc biệt, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được gắn với triển khai Đề án 06 của Chính phủ, thúc đẩy kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống thông tin có liên quan.

Một dấu mốc quan trọng trong quá trình khai thác dữ liệu hộ tịch là việc Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 3458/QĐ-BTP ngày 10/12/2025 về công bố dữ liệu hộ tịch và hướng dẫn kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu hộ tịch thay thế giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính.

Theo đó, các dữ liệu hộ tịch đáp ứng điều kiện theo quy định có thể được khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, góp phần chuyển đổi phương thức quản lý từ yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ sang chủ động khai thác, sử dụng thông tin đã có trong hệ thống.

Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình cải cách thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu, hướng tới thực hiện nguyên tắc không yêu cầu người dân cung cấp lại những thông tin, giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có và đủ điều kiện khai thác.

Hơn 145 triệu dữ liệu hộ tịch điện tử được tạo lập và quản lý tập trung

Quá trình xây dựng và phát triển Hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận, thể hiện qua quy mô dữ liệu, phạm vi triển khai và khả năng phục vụ các hoạt động quản lý, giải quyết thủ tục hành chính.

Theo số liệu được công bố đến tháng 12/2025, hệ thống đã ghi nhận hơn 145 triệu dữ liệu hộ tịch điện tử, quản lý thông tin hộ tịch của khoảng 84 triệu công dân. Trong đó, 78,8 triệu dữ liệu đã được đối soát, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Bên cạnh đó, hệ thống đã hỗ trợ cấp số định danh cá nhân cho gần 17,9 triệu trẻ em ngay từ thời điểm đăng ký khai sinh, góp phần hình thành dữ liệu định danh thống nhất, phục vụ quản lý dân cư và giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan.

Đáng chú ý, gần 2,3 triệu hồ sơ hộ tịch điện tử đã được tiếp nhận, xử lý, trong đó khoảng 70% hồ sơ được thực hiện thông qua hình thức đăng ký trực tuyến.

Những kết quả này cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hộ tịch không chỉ dừng lại ở số hóa thông tin mà đã từng bước hình thành hệ thống dữ liệu tập trung, có khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác phục vụ hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Việc quản lý thống nhất nguồn dữ liệu hộ tịch góp phần hạn chế tình trạng thông tin phân tán, trùng lặp, hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu và xác minh thông tin nhân thân; đồng thời tạo cơ sở để nâng cao chất lượng thống kê, tổng hợp và phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Giảm giấy tờ, xóa bỏ rào cản địa giới hành chính trong giải quyết thủ tục hộ tịch

Một trong những hiệu quả thiết thực của việc triển khai Hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là tạo điều kiện để người dân thực hiện các thủ tục hành chính thuận tiện hơn, giảm sự phụ thuộc vào nơi đăng ký hộ tịch ban đầu.

Trước đây, khi có nhu cầu xin cấp bản sao trích lục hộ tịch, nhiều người dân phải quay trở lại địa phương nơi đã đăng ký sự kiện hộ tịch, gây tốn kém thời gian, chi phí đi lại, đặc biệt đối với những người đang học tập, lao động, sinh sống xa quê.

Hiện nay, với việc hoàn thiện cơ sở dữ liệu và triển khai các quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú, người dân có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch mà không nhất thiết phải trở về nơi đã đăng ký trước đây.

Theo số liệu được công bố, hơn 66.000 hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch theo phương thức phi địa giới hành chính đã được giải quyết, góp phần giảm đáng kể những khó khăn, bất tiện cho người dân.

Cùng với đó, hệ thống đã hỗ trợ giải quyết hơn 700.000 hồ sơ xác minh tình trạng hôn nhân điện tử, tạo điều kiện để cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu, kiểm tra và đối chiếu thông tin trên môi trường số.

Việc khai thác dữ liệu hộ tịch điện tử giúp nâng cao khả năng phát hiện thông tin chưa thống nhất, hạn chế sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ và hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền thực hiện các biện pháp quản lý theo quy định của pháp luật.

Đặc biệt, việc kết nối giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã tạo điều kiện triển khai các dịch vụ công liên thông, tiêu biểu là nhóm thủ tục “Đăng ký khai sinh - Đăng ký thường trú - Cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi”.

Thông qua cơ chế liên thông, thông tin được chia sẻ giữa các cơ quan có liên quan, góp phần giảm yêu cầu kê khai nhiều lần, đơn giản hóa quy trình giải quyết và tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính thiết yếu.

Đây là minh chứng cho hiệu quả của chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ tịch, khi dữ liệu được khai thác để phục vụ người dân thay vì chỉ lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý.

Đẩy mạnh chuẩn hóa dữ liệu, nâng cấp hạ tầng và bảo đảm vận hành thông suốt

Để xây dựng và vận hành hệ thống dữ liệu hộ tịch có quy mô lớn trên phạm vi toàn quốc, một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất là số hóa, chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu hộ tịch lịch sử.

Trong nhiều năm, thông tin hộ tịch tại các địa phương chủ yếu được quản lý, lưu trữ bằng sổ giấy với phương thức ghi chép khác nhau. Điều này đặt ra yêu cầu phải rà soát, đối chiếu và xác thực khối lượng lớn dữ liệu nhằm khắc phục những sai lệch, thiếu thống nhất về thông tin nhân thân.

Quá trình chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị chuyên môn của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tại địa phương và các đơn vị kỹ thuật, bảo đảm dữ liệu sau khi được số hóa có độ chính xác, đầy đủ và đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng.

Trong quá trình xây dựng, hoàn thiện hệ thống, đội ngũ 77 kỹ sư và cán bộ chuyên trách của Viettel Solutions đã phối hợp với Bộ Tư pháp và các địa phương triển khai khảo sát, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, phát triển các phân hệ phần mềm, kiểm thử và tổ chức hướng dẫn sử dụng cho cán bộ thực hiện công tác hộ tịch.

Đặc biệt, việc chuyển đổi tổ chức bộ máy theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp trong năm 2025 đặt ra yêu cầu cấp thiết về điều chỉnh hạ tầng, cấu trúc dữ liệu và các chức năng nghiệp vụ để bảo đảm hệ thống tiếp tục vận hành ổn định.

Theo thông tin công bố, hệ thống đã hoàn thành tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của 34/34 tỉnh, thành phố từ ngày 01/7/2025. Việc chuyển đổi kỹ thuật theo mô hình tổ chức mới được thực hiện trong 7 ngày; đến ngày 20/7/2025, toàn bộ dữ liệu lịch sử đã được chuyển đổi theo cấu trúc phân cấp mới.

Kết quả này góp phần bảo đảm tính liên tục trong giải quyết các thủ tục hành chính về hộ tịch khi triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan đăng ký hộ tịch và nhu cầu giải quyết thủ tục của người dân.

Bên cạnh đó, hệ thống tiếp tục được phát triển với các chức năng hỗ trợ đăng ký, quản lý hộ tịch; tích hợp chữ ký số, số hóa hồ sơ, tra cứu, đối chiếu thông tin và theo dõi quá trình xử lý trên môi trường điện tử.

Các giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, phân quyền truy cập, xác thực người sử dụng và lưu vết hoạt động cũng được chú trọng nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn, ổn định, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước.

Phát huy hiệu quả kết nối, chia sẻ dữ liệu trong chuyển đổi số ngành Tư pháp

Việc hình thành và phát triển Hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc có ý nghĩa quan trọng đối với tiến trình chuyển đổi số của Bộ, ngành Tư pháp, đặc biệt trong việc xây dựng nền tảng dữ liệu dùng chung, thúc đẩy kết nối, chia sẻ và khai thác thông tin giữa các cơ quan nhà nước.

Đối với công tác quản lý hộ tịch, hệ thống hỗ trợ chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, giảm thao tác thủ công, nâng cao hiệu quả kiểm tra, đối chiếu và xử lý thông tin, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý theo dõi, thống kê và tổng hợp dữ liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Đối với người dân, việc phát triển các dịch vụ hộ tịch trực tuyến và khai thác dữ liệu thay thế giấy tờ góp phần giảm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính; tạo điều kiện tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn, không phụ thuộc nhiều vào địa giới hành chính.

Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao, Cục Công nghệ thông tin, Bộ Tư pháp tiếp tục phát huy vai trò trong công tác tham mưu, quản lý, vận hành và phát triển các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu; phối hợp với Cục Hành chính tư pháp, các cơ quan liên quan và đơn vị cung cấp giải pháp kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả kết nối, đồng bộ, khai thác dữ liệu hộ tịch điện tử.

Trong đó, việc tiếp tục chuẩn hóa, đối soát, làm sạch dữ liệu; tăng cường kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống thông tin chuyên ngành; bảo đảm an toàn, an ninh mạng và nâng cao chất lượng vận hành hệ thống là những nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng trong giai đoạn tiếp theo.

Đặc biệt, việc phát huy giá trị của dữ liệu hộ tịch cần gắn với yêu cầu xây dựng dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”, bảo đảm tính thống nhất, khả năng kết nối, chia sẻ và tái sử dụng, hướng tới thực hiện hiệu quả nguyên tắc người dân không phải cung cấp lại những thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước.

Có thể khẳng định, kết quả triển khai Hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc không chỉ thể hiện những bước tiến trong ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác quản lý hộ tịch mà còn góp phần tạo nền tảng dữ liệu quan trọng phục vụ xây dựng Chính phủ số.

Từ những kết quả đã đạt được, việc tiếp tục hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, nâng cao chất lượng dữ liệu, đẩy mạnh kết nối liên thông và khai thác hiệu quả các tiện ích trên môi trường số sẽ góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.